Nhiều người Việt sang Úc, tích cóp được ít vốn rồi tính mở quán ăn, mở tiệm nail, hoặc nhận thầu xây dựng. Câu hỏi đầu tiên hay là “làm ABN xong là mở được chưa”. Câu trả lời ngắn gọn: chưa đủ. ABN chỉ là mã số nhận diện doanh nghiệp. Để hoạt động hợp pháp, phần lớn ngành ở Úc còn cần thêm giấy phép hoặc đăng ký riêng, và các giấy phép này do chính quyền bang, lãnh thổ, hoặc hội đồng địa phương (council) cấp, không phải một giấy phép chung toàn quốc.

Đây là điểm khác biệt lớn so với hình dung của nhiều người. Ở Úc gần như không có một tấm “giấy phép kinh doanh” duy nhất áp cho mọi ngành. Thay vào đó, mỗi ngành có bộ giấy phép riêng, và cùng một ngành thì thủ tục ở New South Wales có thể khác Victoria hay Queensland. Bài này giải thích cách hệ thống vận hành, đi qua ba ngành người Việt hay làm là ăn uống, nail và xây dựng, rồi chỉ công cụ tra cứu chính thức để bạn tự đối chiếu tình huống của mình. Đây là thông tin tham khảo chung, không phải tư vấn riêng cho hồ sơ của bạn.

Ở Úc không có một tấm giấy phép kinh doanh chung

Trước khi đi vào từng ngành, cần hiểu bức tranh tổng thể. Việc kinh doanh ở Úc được quản lý ở nhiều tầng khác nhau, và mỗi tầng phụ trách một loại đăng ký hoặc giấy phép riêng.

Tầng liên bang lo các đăng ký cấp quốc gia. Đây là nơi bạn xin ABN, đăng ký GST khi tới ngưỡng, đăng ký tên doanh nghiệp (business name), hay đăng ký công ty. Những thứ này giống nhau ở mọi bang. Nếu bạn còn đang cân nhắc lập doanh nghiệp dưới hình thức nào, xem trước bài chọn loại hình kinh doanh ở Úc cho người Việt để hiểu sole trader, company và partnership khác nhau ra sao.

Tầng bang và lãnh thổ lo phần lớn giấy phép hành nghề và giấy phép cơ sở. Ví dụ giấy phép nhà thầu xây dựng, giấy phép rượu bia, đăng ký cơ sở làm dịch vụ xuyên da. Vì mỗi bang có luật riêng, tên giấy phép và cơ quan cấp không giống nhau. Cùng nghề thợ điện hay thợ xây, giấy phép ở Queensland và ở Western Australia là hai hệ thống tách biệt.

Tầng hội đồng địa phương (council) lo các phê duyệt gắn với địa điểm cụ thể. Đó là quy hoạch sử dụng đất (zoning), phê duyệt xây dựng và cải tạo mặt bằng, giờ hoạt động, biển hiệu, tiếng ồn, và đăng ký cơ sở thực phẩm. Council là nơi bạn phải làm việc trực tiếp trước khi mở cửa hàng.

Vì ba tầng này chồng lên nhau, một tiệm ăn hay tiệm nail thường phải hoàn tất nhiều đăng ký ở nhiều nơi cùng lúc, chứ không phải một cửa. Đây là lý do bước đầu tiên nên là tra cứu đầy đủ danh sách giấy phép ứng với ngành và địa chỉ của bạn, thay vì làm tới đâu hỏi tới đó.

Công cụ ABLIS: tra giấy phép theo ngành và địa chỉ

Chính phủ Úc có sẵn một công cụ tra cứu miễn phí tên là ABLIS, viết tắt của Australian Business Licence and Information Service. Bạn nhập ngành nghề và địa chỉ, công cụ trả về danh sách các giấy phép, đăng ký và phê duyệt bạn cần ở cả ba tầng liên bang, bang và council.

ABLIS mô tả chính công dụng của mình:

“Use this tool to find out which licences you need to start, run and grow your business.”

Nguồn: ABLIS, trang chủ Australian Business Licence and Information Service (ablis.business.gov.au). Cổng thông tin doanh nghiệp liên bang cũng dẫn tới công cụ này tại business.gov.au.

Diễn giải cho người mới: ABLIS không tự nộp hồ sơ giùm bạn, nó là bản đồ. Bạn nhập đúng loại hình và đúng địa chỉ, nó liệt kê ra bạn cần những giấy tờ gì và cơ quan nào cấp. Sau đó bạn vào từng cơ quan để nộp. Vì kết quả phụ thuộc vào địa chỉ, hai tiệm nail ở hai council khác nhau có thể ra danh sách khác nhau, nên đừng dùng danh sách của người khác mà hãy tự tra cho đúng nơi bạn định mở.

Một lưu ý quan trọng: ABLIS liệt kê khá đầy đủ, nhưng bước xác nhận cuối vẫn nên là gọi thẳng council địa phương. Council nắm chi tiết mà công cụ chung khó cập nhật hết, ví dụ khu vực bạn thuê có được phép làm dịch vụ ăn uống hay không, có giới hạn giờ mở cửa không, hay mặt bằng cần cải tạo gì để đạt chuẩn.

Ngành ăn uống: đăng ký cơ sở thực phẩm và người giám sát an toàn thực phẩm

Ăn uống là ngành người Việt làm nhiều nhất, và cũng là ngành bị quản chặt vì liên quan trực tiếp tới sức khoẻ cộng đồng. Có hai nhóm nghĩa vụ chính bạn cần biết.

Thứ nhất là đăng ký cơ sở thực phẩm. Gần như mọi nơi bán đồ ăn thức uống cho khách, từ quán phở, tiệm bánh mì, food truck, tới quầy bán ở chợ, đều phải đăng ký hoạt động thực phẩm (food business notification hoặc registration) với council nơi đặt cơ sở trước khi mở. Council sẽ kiểm tra cơ sở có đạt chuẩn vệ sinh, thiết kế bếp, khu rửa, khu trữ lạnh hay không.

Thứ hai là an toàn thực phẩm và người giám sát. Doanh nghiệp thực phẩm phải xử lý, chế biến và bảo quản thức ăn theo Bộ quy chuẩn thực phẩm Úc và New Zealand (Food Standards Code). Nhiều loại hình, đặc biệt nơi phục vụ thức ăn dễ hỏng, cần có ít nhất một Food Safety Supervisor, tức người được đào tạo và có chứng chỉ về an toàn thực phẩm, chịu trách nhiệm giám sát khâu xử lý thức ăn. Yêu cầu cụ thể về ai phải có, chứng chỉ nào được công nhận, khác nhau theo bang.

Nguồn chuẩn để tra quy định an toàn thực phẩm là cơ quan Food Standards Australia New Zealand tại foodstandards.gov.au, nơi công bố Food Standards Code và hướng dẫn cho doanh nghiệp thực phẩm. Còn phần đăng ký cơ sở và thanh tra thực tế nằm ở council, nên bạn tra ABLIS ra danh sách rồi liên hệ council để nộp.

Ngoài ra, quán ăn còn có thể phát sinh các giấy phép phụ tuỳ mô hình: giấy phép rượu bia nếu bán đồ uống có cồn, phê duyệt biển hiệu, phê duyệt cải tạo mặt bằng nếu đổi công năng, và đăng ký GST nếu doanh thu dự kiến vượt ngưỡng. Về ngưỡng GST, xem bài GST là gì và khi nào doanh nghiệp phải đăng ký để biết mốc 75.000 AUD và cách khai BAS.

Ngành nail và beauty: giấy phép skin penetration

Tiệm nail nhìn thì nhẹ nhàng hơn quán ăn, nhưng lại chạm vào một nhóm quy định riêng: kiểm soát nhiễm khuẩn. Lý do là nhiều dịch vụ nail và beauty có thao tác làm thủng hoặc xuyên qua da, tiếng Anh gọi là skin penetration. Đắp bột, tỉa da quanh móng, waxing sâu, xăm, xỏ khuyên đều thuộc nhóm này vì có nguy cơ lây nhiễm qua máu nếu dụng cụ không tiệt trùng đúng cách.

Vì thế nhiều bang yêu cầu cơ sở làm dịch vụ skin penetration phải đăng ký với council hoặc cơ quan y tế của bang, và tuân thủ quy chuẩn về vệ sinh, tiệt trùng dụng cụ, xử lý vật sắc nhọn, và vệ sinh cơ sở. Tên gọi giấy phép, cơ quan tiếp nhận, và mức độ yêu cầu khác nhau theo bang. Có nơi gọi là đăng ký skin penetration premises, có nơi gộp vào nhóm giấy phép sức khoẻ công cộng. Vì tên và cơ quan không thống nhất toàn quốc, đây đúng là trường hợp phải tra ABLIS theo địa chỉ cụ thể rồi hỏi council, thay vì đoán theo tiệm khác [cần xác minh tên giấy phép chính xác theo từng bang tại ablis.business.gov.au].

Bên cạnh giấy phép skin penetration, tiệm nail cũng gặp các thủ tục chung như đăng ký kinh doanh, phê duyệt zoning và biển hiệu từ council, và nghĩa vụ thuế. Nếu bạn định thuê thợ, đừng bỏ qua các nghĩa vụ với người lao động. Xem bài thuê nhân viên đầu tiên ở Úc: super, PAYG và nghĩa vụ của chủ để nắm super, PAYG và bảo hiểm tai nạn lao động, vì làm sai phần này bị phạt nặng.

Ngành xây dựng: builder licence và giấy phép nghề

Xây dựng là ngành quản lý nghiêm ngặt nhất trong ba ngành ở đây, vì liên quan tới an toàn công trình và tiền của khách. Ở phần lớn bang, bạn không được nhận thầu xây dựng hay sửa chữa vượt một giá trị nhất định nếu không có giấy phép nhà thầu (builder licence hoặc contractor licence) do cơ quan cấp phép của bang cấp.

Có mấy điểm cốt lõi cần nhớ. Một, giấy phép xây dựng gắn với bang, không dùng chéo. Giấy phép cấp ở New South Wales không tự động có hiệu lực ở Queensland, muốn làm ở bang khác phải xin theo bang đó. Hai, nhiều nghề trong xây dựng còn cần giấy phép nghề riêng, ví dụ thợ điện, thợ nước, thợ điều hoà, ngoài giấy phép nhà thầu tổng. Ba, thường có ngưỡng giá trị công trình: dưới ngưỡng có thể chỉ cần đăng ký đơn giản, trên ngưỡng bắt buộc phải có builder licence đầy đủ và có thể cần bảo hiểm bảo hành công trình (home warranty insurance). Các ngưỡng và điều kiện này khác nhau theo bang và thay đổi theo thời gian.

Để lấy giấy phép nhà thầu, cơ quan cấp phép của bang thường xét kinh nghiệm nghề, bằng cấp hoặc chứng chỉ liên quan, và đôi khi cả năng lực tài chính. Ngoài giấy phép, người vào công trường còn cần các chứng chỉ an toàn cơ bản như White Card. Vì mỗi bang là một hệ thống, tra ABLIS theo địa chỉ và loại công việc là cách nhanh nhất để ra danh sách chính xác, sau đó vào trang của cơ quan cấp phép bang để nộp.

Các đăng ký nền tảng ngành nào cũng cần

Ngoài giấy phép chuyên ngành, gần như doanh nghiệp nào cũng cần một số đăng ký nền tảng chung. Nắm sẵn nhóm này để không sót.

ABN là bước đầu tiên và miễn phí. Nếu chưa có, xem ABN là gì và cách tự đăng ký miễn phí trên ATO để tự làm, tránh trả phí oan cho dịch vụ trung gian. Sau ABN, cân nhắc đăng ký tên doanh nghiệp nếu bạn kinh doanh dưới một cái tên khác tên mình.

GST cần đăng ký khi doanh thu đạt ngưỡng bắt buộc, hoặc ngay từ đầu với một số loại hình. Đăng ký thuế và giữ sổ sách gọn gàng giúp bạn khai BAS đúng hạn. Bảo hiểm cũng là phần không nên bỏ, gồm bảo hiểm trách nhiệm công cộng (public liability) và, nếu có thuê người, bảo hiểm tai nạn lao động (workers compensation) theo quy định bang.

Điểm chung của tất cả các bước trên là chúng phụ thuộc ngành và địa điểm. Vì vậy quy trình bền vững luôn là: xác định rõ ngành và địa chỉ, tra ABLIS để ra danh sách đầy đủ, rồi liên hệ từng cơ quan, đặc biệt là council địa phương, để xác nhận và nộp. Làm theo thứ tự này giúp bạn tránh cảnh mở cửa rồi bị đình chỉ vì thiếu một giấy phép mà lúc đầu không biết là cần.

Tóm tắt cách làm đúng

Gộp lại thành các bước dễ nhớ. Trước hết, hiểu rằng ở Úc không có một giấy phép kinh doanh chung, mỗi ngành mỗi khác và mỗi bang mỗi khác. Kế đến, hoàn tất các đăng ký nền tảng như ABN và, khi tới ngưỡng, GST. Sau đó, dùng ABLIS tại ablis.business.gov.au để tra đúng danh sách giấy phép theo ngành và địa chỉ của bạn. Với ăn uống, chú ý đăng ký cơ sở thực phẩm và Food Safety Supervisor, tra chuẩn tại foodstandards.gov.au. Với nail, chú ý giấy phép skin penetration. Với xây dựng, chú ý builder licence và giấy phép nghề theo bang. Cuối cùng, luôn gọi council địa phương để xác nhận bước cuối, vì council nắm zoning và các phê duyệt gắn với mặt bằng.

Làm đúng thứ tự này ngay từ đầu tốn thời gian hơn một chút, nhưng rẻ hơn rất nhiều so với việc bị phạt, bị buộc đóng cửa, hay phải cải tạo lại mặt bằng sau khi đã khai trương.

Thông tin trong nội dung này là tham khảo chung, không phải tư vấn cá nhân. Quy định về giấy phép thay đổi theo ngành, theo bang và theo thời gian, nên trước khi mở kinh doanh bạn hãy tự tra công cụ ABLIS tại ablis.business.gov.au theo đúng ngành và địa chỉ của mình, và liên hệ trực tiếp council địa phương nơi đặt cơ sở để xác nhận các phê duyệt cuối cùng.