TFN: cách xin Tax File Number khi mới sang Úc
Cẩm nang tự xin Tax File Number miễn phí qua ATO khi mới sang Úc: TFN là gì, ai cần, đăng ký online cần gì, nhận sau bao lâu, phân biệt TFN với ABN và cảnh báo dịch vụ thu phí.
TFN: cách xin Tax File Number khi mới sang Úc
Người mới sang Úc thường làm bước này gần như đầu tiên, ngay sau khi có địa chỉ ở và tài khoản ngân hàng: xin Tax File Number, gọi tắt là TFN. Đây là con số định danh thuế cá nhân, đi theo bạn suốt thời gian ở Úc và cả khi rời đi rồi quay lại. Không có nó, đi làm bị giữ thuế ở mức cao nhất, mở sổ tiết kiệm cũng bị trừ lãi.
Tin tốt: xin TFN không tốn một đồng nào, và bạn tự làm online được. Bài viết này đi qua từng bước theo hướng dẫn chính thức của Australian Taxation Office (ATO), kèm checklist giấy tờ, thời gian nhận và các điểm dễ nhầm.
Đây là bài thuộc nhóm cẩm nang định cư (life admin), không phải hồ sơ visa. Nếu bạn còn đang chọn đường sang Úc, xem thêm cẩm nang sống ở Úc cho người mới và công cụ tìm visa phù hợp trước khi lo phần thuế.
TFN là gì
TFN (Tax File Number) là mã số cá nhân do ATO cấp, dùng để quản lý mọi việc liên quan đến thuế và một số dịch vụ chính phủ tại Úc. Theo ATO, TFN dùng để nhận diện và lưu hồ sơ khi bạn làm việc với cơ quan thuế [diễn giải].
Vài đặc điểm cần nhớ:
- TFN là số của riêng bạn, cấp một lần, dùng vĩnh viễn. Đổi việc, đổi bang, đổi visa vẫn giữ nguyên số cũ.
- TFN miễn phí. Không có phiên bản trả phí để “nhanh hơn”.
- TFN không phải giấy phép làm việc. Nó không thay visa, không cho bạn thêm quyền lao động. Quyền làm việc nằm ở điều kiện visa của bạn.
- Giữ TFN kín như mật khẩu. Chỉ đưa cho chủ lao động, ngân hàng, quỹ hưu (super fund), ATO và Services Australia khi cần.
Ai cần TFN
Nói ngắn gọn: gần như ai sinh sống, làm việc hoặc học tập ở Úc và có thu nhập đều cần TFN. Nhóm người mới sang hay dùng TFN gồm:
- Người đi làm công ăn lương (kể cả làm thêm bán thời gian).
- Sinh viên quốc tế đi làm thêm. Xem thêm điều kiện của visa du học 500.
- Người đi Work and Holiday, làm mùa vụ, nhà hàng, nông trại. Xem visa Work and Holiday 462.
- Người mở tài khoản tiết kiệm hoặc đầu tư và không muốn bị giữ thuế trên tiền lãi.
- Người muốn nộp tờ khai thuế cuối năm (tax return) để xin hoàn thuế.
Nếu bạn chưa đi làm ngay, vẫn có thể xin trước để sẵn sàng. Không bắt buộc phải có việc rồi mới được xin.
Chuẩn bị trước khi đăng ký
Cách phổ biến nhất cho người mới sang là đăng ký online. ATO có một luồng riêng tên là Individual Auto-Registration dành cho người giữ hộ chiếu nước ngoài đang ở Úc và có visa cho phép làm việc. Trước khi bấm vào, gom sẵn các thông tin sau:
Checklist thông tin cần có:
- Hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực (số hộ chiếu, quốc gia cấp).
- Visa Úc đang hiệu lực, có quyền làm việc. Hệ thống của ATO đối chiếu thông tin visa của bạn với dữ liệu Bộ Nội vụ, nên bạn thường không phải nộp bản scan visa.
- Địa chỉ bưu chính tại Úc. Đây là nơi ATO gửi thư báo TFN về, nên phải là địa chỉ bạn thật sự nhận được thư (nhà thuê, nhà người quen, ký túc xá).
- Ngày đến Úc và thông tin cá nhân cơ bản (họ tên đúng như trên hộ chiếu, ngày sinh).
- Email và số điện thoại để ATO liên hệ nếu cần.
Điểm quan trọng: bạn phải đang ở Úc thì luồng online này mới dùng được, vì thư TFN chỉ gửi về địa chỉ tại Úc. Nếu chưa sang, có luồng giấy riêng cho người ở ngoài Úc, nhưng phần lớn người mới sang sẽ xin sau khi đã đặt chân đến nơi.
Các bước đăng ký online
Quy trình khá gọn, làm một mạch khoảng 15 đến 20 phút:
- Vào trang chính thức của ATO. Tìm mục “Apply for a TFN” trên ato.gov.au. Đây là trang duy nhất bạn cần, và nó miễn phí.
- Chọn nhóm phù hợp. Người mới sang chọn nhóm “foreign passport holders, permanent migrants and temporary visitors”.
- Điền thông tin cá nhân đúng như trên hộ chiếu. Sai chính tả tên là lý do phổ biến khiến hồ sơ bị chậm.
- Nhập số hộ chiếu và thông tin visa. Hệ thống tự đối chiếu với dữ liệu visa.
- Nhập địa chỉ bưu chính tại Úc để nhận thư TFN.
- Kiểm tra lại và gửi. Sau khi gửi, bạn nhận một ATO receipt ID. Chụp màn hình hoặc ghi lại số này. Nếu quá 28 ngày chưa nhận được thư, bạn cần số receipt ID để tra cứu.
Chỉ nộp một đơn duy nhất. ATO nói rõ đừng nộp thêm đơn khác trong thời gian chờ, vì nộp trùng làm chậm cả quá trình [diễn giải].
Nhận TFN sau bao lâu
ATO xử lý và gửi thư báo TFN về địa chỉ bưu chính tại Úc bạn đã khai. Thời gian tối đa là 28 ngày. Trích nguyên văn từ ATO:
“You should receive your TFN within 28 days from when we receive your completed application.” [trích nguyên văn] (nguồn: ato.gov.au)
Nghĩa là bạn nên nhận được TFN trong vòng 28 ngày kể từ khi ATO nhận đơn hoàn chỉnh của bạn [diễn giải]. Vài lưu ý:
- Thư gửi qua đường bưu điện, không gửi qua email hay SMS. Hãy chắc chắn hộp thư của bạn có tên bạn và bạn kiểm tra thư đều đặn.
- Đừng nộp đơn thứ hai trong 28 ngày đó. Nộp trùng khiến hồ sơ bị treo.
- Nếu quá 28 ngày vẫn chưa có, liên hệ ATO và cung cấp ATO receipt ID để họ tra.
- Chuyển nhà trong lúc chờ thì cập nhật địa chỉ với ATO ngay, kẻo thư gửi về địa chỉ cũ.
Chưa có TFN thì sao
Bạn vẫn được đi làm khi chưa có TFN, nhưng có một khoảng đệm. Khi vào việc, chủ lao động đưa bạn khai TFN declaration. Trên đó bạn ghi rằng đã nộp đơn xin TFN. Từ đó bạn có 28 ngày để cung cấp số TFN cho chủ.
Nếu sau 28 ngày bạn vẫn không đưa được TFN, mức giữ thuế nhảy lên rất cao. Theo ATO, chủ lao động phải giữ 47% trên khoản trả cho nhân viên là thường trú thuế (resident) khi người đó không cung cấp TFN, không xin miễn trừ, và không báo đã nộp đơn xin TFN [diễn giải]. Với người là foreign resident về thuế, mức giữ là 45% (nguồn: ato.gov.au).
47% là mức cao hơn nhiều so với thuế suất thông thường của người thu nhập thấp. Số tiền bị giữ dư về lý thuyết có thể xin lại khi khai thuế cuối năm, nhưng bạn phải chờ đến kỳ quyết toán và làm thủ tục hoàn thuế. Nói cách khác, không có TFN không phải là “mất tiền vĩnh viễn”, nhưng là bị giữ tiền lâu và phiền.
Điều tương tự xảy ra với tài khoản ngân hàng. Khi mở sổ tiết kiệm hay tài khoản có sinh lãi, ngân hàng hỏi TFN của bạn. Đưa TFN là tự nguyện, không bắt buộc theo luật. Nhưng nếu không đưa, ngân hàng phải giữ thuế trên tiền lãi ở mức cao nhất (thường được nêu là 47%) rồi nộp cho ATO (nguồn: ato.gov.au). Con số 47% cho tiền lãi ngân hàng nên được kiểm tra lại theo bảng thuế năm hiện hành [cần xác minh].
Phân biệt TFN và ABN
Người mới sang hay nhầm hai con số này. Chúng phục vụ hai việc khác nhau.
| Đặc điểm | TFN (Tax File Number) | ABN (Australian Business Number) |
|---|---|---|
| Dành cho | Cá nhân, người đi làm công | Doanh nghiệp, người tự kinh doanh |
| Dùng khi | Đi làm thuê, khai thuế cá nhân, mở tài khoản ngân hàng | Kinh doanh, xuất hoá đơn, giao dịch với doanh nghiệp khác |
| Bắt buộc | Cần cho hầu hết người có thu nhập | Cần nếu bạn tự kinh doanh (sole trader, công ty) |
| Chi phí | Miễn phí | Miễn phí |
Theo ATO, nếu bạn hoạt động như sole trader (cá nhân tự kinh doanh), bạn dùng chính TFN cá nhân của mình cho cả việc kinh doanh lẫn việc cá nhân với ATO [diễn giải]. ABN là con số riêng mà doanh nghiệp dùng khi giao dịch với doanh nghiệp khác, cơ quan chính phủ và ATO (nguồn: ato.gov.au).
Một chi tiết đáng nhớ: nếu bạn làm theo dạng tự kinh doanh mà không có ABN, doanh nghiệp trả tiền cho bạn cũng phải giữ 47% thuế trên khoản đó (nguồn: ato.gov.au). Đa số người mới sang đi làm công ăn lương thì chỉ cần TFN, chưa cần ABN. Chỉ khi nào bạn thật sự tự kinh doanh mới tính đến ABN.
Cảnh báo dịch vụ thu phí xin hộ
Có nhiều website và “dịch vụ” chào xin TFN hộ với giá vài chục đến vài trăm đô. Điểm cần nắm rõ:
- ATO cấp TFN miễn phí. Không có bước nào tính phí trong quy trình chính thức.
- Các website thu phí thường chỉ điền hộ bạn cái đơn mà bạn tự làm được, rồi tính tiền công. Một số còn không phải trang chính thức và có rủi ro lộ thông tin cá nhân.
- Trang chính thức luôn nằm trên tên miền ato.gov.au. Nếu địa chỉ web không kết thúc bằng
.gov.au, hãy dừng lại và kiểm tra. - TFN là thông tin nhạy cảm như số căn cước. Đưa hộ chiếu và chi tiết visa cho bên thứ ba không chính thức là rủi ro không đáng có.
Checklist tránh mất tiền oan:
- Chỉ vào ato.gov.au để xin TFN.
- Không trả phí cho bất kỳ ai để “xin nhanh”.
- Không đưa TFN, hộ chiếu, chi tiết visa cho dịch vụ lạ.
- Giữ lại ATO receipt ID sau khi nộp đơn.
Tóm tắt nhanh
- TFN là mã số thuế cá nhân, cấp một lần, dùng vĩnh viễn, hoàn toàn miễn phí.
- Người mới sang thường xin online qua ATO ngay sau khi có địa chỉ ở Úc.
- Cần: hộ chiếu, visa còn quyền làm việc, địa chỉ bưu chính tại Úc.
- Nhận thư báo TFN trong tối đa 28 ngày qua đường bưu điện.
- Chưa có TFN mà quá 28 ngày kể từ khi khai với chủ lao động thì bị giữ 47% thuế (resident) hoặc 45% (foreign resident).
- TFN cho cá nhân đi làm, ABN cho người tự kinh doanh. Đừng nhầm.
- Không trả phí cho dịch vụ xin hộ. ATO làm miễn phí.
Xin TFN chỉ là một trong nhiều việc hành chính khi mới sang. Xem tiếp cẩm nang sống ở Úc cho người mới để nắm các bước còn lại như mở tài khoản ngân hàng, Medicare và bằng lái.
Thông tin trong nội dung này là tham khảo chung, không phải tư vấn pháp lý cá nhân. Mọi trường hợp di trú cụ thể nên được tư vấn bởi Registered Migration Agent (RMA) có MARA license hoặc luật sư di trú. Luật di trú Úc thay đổi liên tục, hãy kiểm tra Migration Act 1958 và Migration Regulations 1994 bản mới nhất tại legend.immi.gov.au hoặc danh sách RMA tại mara.gov.au. Thông tin thuế thay đổi theo năm tài chính, hãy kiểm tra bản mới nhất tại ato.gov.au.
Bạn thấy bài này hữu ích?
Đăng ký nhận ebook miễn phí + bản tin tuần để cập nhật mới.
Đăng ký tặng ebook miễn phí