Nhiều người Việt sang Úc mở tiệm nail, quán ăn, tiệm bánh mì, dịch vụ dọn nhà hay bán hàng online. Ban đầu tự làm hết, đến lúc đông khách thì tính chuyện thuê thêm người. Đây là bước ngoặt lớn: từ chỗ chỉ lo cho bản thân, bạn trở thành chủ lao động (employer) và gánh một loạt nghĩa vụ pháp lý với nhân viên, với cơ quan thuế và với quỹ hưu trí.

Việc thuê nhân viên ở Úc không khó, nhưng có nhiều bước bắt buộc và nhiều mốc thời gian dễ quên. Làm sai không chỉ bị phạt, mà còn ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động. Bài viết này đi qua từng phần theo trình tự thực tế: phân biệt nhân viên và nhà thầu, đăng ký làm chủ lao động, giấy tờ ngày đầu, trả lương đúng luật, giữ thuế PAYG, đóng hưu (super), báo cáo qua Single Touch Payroll, và bảo hiểm. Toàn bộ bám theo hướng dẫn của Australian Taxation Office (ATO), Fair Work Ombudsman và business.gov.au.

Đây là bài thuộc nhóm cẩm nang đời sống và kinh doanh, không phải hồ sơ visa. Nếu bạn đang tính hướng tự kinh doanh ở Úc, đọc thêm lộ trình đầu tư và kinh doanh ở Úc và cẩm nang sống ở Úc cho người mới. Các con số về phí, ngưỡng và tỷ lệ trong bài thay đổi theo năm tài chính, nên chỗ nào có số, hãy kiểm tra bản mới nhất tại nguồn gov.au được dẫn.

Trước khi thuê: nhân viên hay nhà thầu

Đây là câu hỏi đầu tiên và cũng là chỗ nhiều chủ nhỏ hiểu sai nhất. Người bạn trả tiền để làm việc có thể là nhân viên (employee) hoặc nhà thầu độc lập (independent contractor), và hai loại này kéo theo nghĩa vụ hoàn toàn khác nhau.

Nếu là nhân viên, bạn phải giữ thuế PAYG trên lương, đóng super, có thể phải trả theo award, và tuân thủ các tiêu chuẩn của Fair Work. Nếu là nhà thầu thật sự, người đó tự lo thuế và super của họ, tự xuất hóa đơn qua ABN.

Vấn đề là không thể tự gọi tên theo ý muốn. ATO nhấn mạnh việc có ABN không tự động biến một người thành nhà thầu, và bản chất mối quan hệ mới là yếu tố quyết định (nguồn: ato.gov.au). Một số nơi ép người làm đi lấy ABN để “ngụy trang” quan hệ làm thuê thành hợp đồng, nhằm né nghĩa vụ giữ thuế và đóng super. Cách làm này có thể dẫn tới phạt nặng cho chủ.

Người thường phân vân ở ranh giới này nên tự đối chiếu các dấu hiệu ATO mô tả: ai kiểm soát cách làm việc, ai chịu rủi ro tài chính, người làm có được thuê người khác thay mình không, tự cung cấp dụng cụ hay dùng của chủ, được trả theo giờ hay theo kết quả. Nếu ranh giới không rõ, đây là lúc hỏi kế toán hoặc tax agent có đăng ký, vì phân loại sai kéo theo hệ quả thuế và super lâu dài.

Bước 1: Đăng ký làm chủ lao động (PAYG withholding)

Trước khi trả đồng lương đầu tiên, bạn phải đăng ký PAYG withholding với ATO. PAYG withholding là cơ chế chủ giữ lại một phần thuế thu nhập từ lương nhân viên rồi nộp cho ATO thay họ, để cuối năm nhân viên không bị “sốc” một khoản thuế lớn.

Bạn cần có ABN cho hoạt động kinh doanh trước, sau đó đăng ký PAYG withholding qua ATO (online qua ATO Online services for business, qua Business Registration Service, hoặc nhờ tax agent). Theo ATO, bạn phải đăng ký trước khi có nghĩa vụ giữ thuế từ khoản chi trả đầu tiên (nguồn: ato.gov.au).

Nếu bạn chưa nắm ABN là gì và khác TFN ra sao, xem thêm bài về cách xin Tax File Number ở Úc để hiểu hệ thống mã số thuế cá nhân trước, vì nhân viên của bạn cũng cần TFN.

Bước 2: Giấy tờ ngày đầu tiên

Ngày nhân viên bắt đầu làm, có vài giấy tờ bắt buộc cần thu thập và cung cấp.

Tax file number declaration. Bạn phải mời nhân viên khai TFN declaration (hiện nay thường làm điện tử qua phần mềm STP hoặc qua ATO). Thông tin trong tờ khai này giúp bạn tính đúng mức thuế cần giữ. Nếu nhân viên không cung cấp TFN, bạn phải giữ thuế ở mức cao nhất (nguồn: ato.gov.au). Đây là lý do người lao động nên có TFN trước khi bắt đầu.

Fair Work Information Statement (FWIS). Fair Work Ombudsman yêu cầu chủ trao bản Fair Work Information Statement cho mọi nhân viên mới trước hoặc ngay khi bắt đầu làm. Nếu thuê lao động thời vụ (casual), bạn còn phải trao thêm Casual Employment Information Statement (nguồn: fairwork.gov.au).

Hợp đồng và loại hình lao động. Ghi rõ nhân viên là full-time, part-time hay casual, vì mỗi loại có quyền lợi khác nhau (nghỉ phép, nghỉ bệnh, casual loading). Một hợp đồng lao động bằng văn bản rõ ràng giúp tránh tranh chấp về sau.

Super standard choice form. Đa số nhân viên có quyền chọn quỹ super của họ. Bạn phải trao mẫu Superannuation standard choice form cho nhân viên trong vòng 28 ngày kể từ ngày họ bắt đầu (nguồn: ato.gov.au). Nếu nhân viên không chọn, bạn phải hỏi ATO xem họ có quỹ “stapled” (quỹ đã gắn theo người đó từ việc làm trước) hay không, rồi mới dùng quỹ mặc định của doanh nghiệp.

Bước 3: Trả lương đúng luật

Đây là phần dễ vướng nhất với chủ người Việt, vì mức lương không phải muốn trả bao nhiêu cũng được.

Nước Úc có National Minimum Wage (mức lương tối thiểu toàn quốc) và hệ thống modern awards (thỏa ước ngành). Mỗi ngành nghề có một award quy định mức lương tối thiểu, phụ cấp, tiền làm thêm giờ (overtime), tiền làm cuối tuần và ngày lễ (penalty rates). National Minimum Wage và mức trong các award được Fair Work Commission xem xét lại hằng năm, thường có hiệu lực từ 1 tháng 7, nên con số cụ thể thay đổi mỗi năm.

Cách làm đúng là dùng công cụ Pay and Conditions Tool (P.A.C.T) của Fair Work để tra award áp dụng cho ngành của bạn và mức trả tối thiểu tương ứng (nguồn: fairwork.gov.au). Trả thấp hơn mức award là vi phạm và có thể bị truy thu cùng tiền phạt. Muốn hình dung mặt bằng lương ở Úc, đọc thêm bài lương ở Úc bao nhiêu.

Ngoài mức lương, bạn còn phải tuân thủ National Employment Standards (NES), bộ 11 quyền lợi tối thiểu áp dụng cho hầu hết nhân viên: giờ làm tối đa, các loại nghỉ phép, nghỉ bệnh, thông báo khi chấm dứt hợp đồng, và nhiều quyền khác. Award và NES chồng lên nhau, và bạn phải đáp ứng cả hai.

Bước 4: Giữ thuế PAYG trên mỗi kỳ lương

Mỗi lần trả lương, bạn tính số thuế PAYG cần giữ dựa trên thu nhập của nhân viên và thông tin trong TFN declaration của họ (ví dụ họ có xin miễn trừ ngưỡng tax-free threshold ở chỗ bạn hay không). ATO có bảng thuế (tax tables) và phần mềm tính, nhiều phần mềm kế toán tự tính khoản này.

Số thuế giữ lại không phải của bạn, mà bạn giữ hộ ATO và nộp lại theo kỳ (thường qua Business Activity Statement hoặc Instalment Activity Statement). Cuối năm tài chính, tổng số đã giữ được ATO đối chiếu với tờ khai thuế của nhân viên. Đây là lý do việc báo cáo chính xác rất quan trọng, và nó gắn liền với Single Touch Payroll ở bước sau.

Bước 5: Đóng super cho nhân viên

Super (superannuation) là quỹ hưu trí bắt buộc. Là chủ, bạn phải đóng super guarantee cho nhân viên đủ điều kiện, tính trên thu nhập của họ.

Tỷ lệ super guarantee đã tăng dần qua các năm và đạt 12% áp dụng từ 1 tháng 7 năm 2025 (nguồn: ato.gov.au). Vì tỷ lệ này từng thay đổi theo lịch trình luật định, hãy luôn kiểm tra con số hiện hành tại trang ATO trước khi tính lương.

Có một mức trần thu nhập để tính super, gọi là maximum contribution base: phần thu nhập vượt trần trong kỳ không bắt buộc phải đóng super. Mức trần này điều chỉnh theo năm tài chính, khoảng 270.000 AUD mỗi năm cho năm tài chính 2026-27, nên tra lại tại ato.gov.au khi cần con số chính xác.

Vài nghĩa vụ super quan trọng khác:

  • Khi nhân viên đưa TFN cho bạn, bạn phải chuyển TFN đó cho quỹ super của họ (trong vòng 14 ngày kể từ khi nhận, hoặc lần kế tiếp bạn đóng super cho họ, tùy mốc nào đến sau).
  • Bạn phải đóng super qua chuẩn điện tử SuperStream, không phải chuyển tiền tùy tiện.
  • Đóng thiếu, đóng trễ hoặc đóng sai quỹ có thể phát sinh super guarantee charge (SGC), một khoản phạt nặng hơn số super đáng lẽ phải đóng.

Payday Super từ 1 tháng 7 năm 2026

Đây là thay đổi lớn cần nắm. Trước đây super thường được đóng theo quý. Từ giữa năm 2026, quy định chuyển sang Payday Super, tức đóng super theo mỗi kỳ trả lương thay vì mỗi quý. business.gov.au diễn đạt như sau:

“From 1 July 2026, you will need to pay your employees’ super each payday, instead of only needing to pay it quarterly.” (nguồn: business.gov.au)

Diễn giải: kể từ mốc này, mỗi lần trả lương là một lần đóng super, nên dòng tiền và quy trình kế toán của bạn cần thiết kế lại cho phù hợp. Chi tiết vận hành, mốc thời gian và cách tính đang được ATO công bố dần, hãy theo dõi bản mới nhất tại ato.gov.au.

Bước 6: Single Touch Payroll (STP)

Single Touch Payroll là hệ thống báo cáo lương điện tử bắt buộc. Mỗi lần chạy lương, phần mềm STP của bạn tự động gửi thông tin lương, thuế PAYG đã giữ và super sang ATO. Nhờ vậy, bạn không phải làm nhiều báo cáo giấy cuối năm, và nhân viên xem được thông tin thu nhập của họ qua tài khoản myGov (nguồn: ato.gov.au).

Trên thực tế, hầu hết chủ nhỏ mua một phần mềm kế toán hoặc payroll đã tích hợp STP để lo cả ba việc cùng lúc: tính thuế PAYG, tính super, và báo cáo STP. Chọn công cụ phù hợp ngay từ đầu giúp giảm sai sót và tiết kiệm thời gian.

Bước 7: Bảo hiểm và an toàn lao động

Thuê người đi kèm trách nhiệm bảo vệ họ. Có hai nhóm nghĩa vụ chính.

Workers compensation insurance. Gần như mọi bang và vùng lãnh thổ đều bắt buộc chủ lao động mua bảo hiểm tai nạn lao động cho nhân viên. Đây là bảo hiểm chi trả khi nhân viên bị thương hoặc mắc bệnh do công việc. Cơ quan quản lý và cách mua khác nhau theo bang (ví dụ icare ở NSW, WorkSafe ở Victoria), nên tra theo bang của bạn. business.gov.au liệt kê workers compensation là một trong các nghĩa vụ bảo hiểm khi thuê người (nguồn: business.gov.au).

An toàn và sức khỏe lao động (Work Health and Safety, WHS). Bạn có nghĩa vụ tạo môi trường làm việc an toàn, giảm rủi ro, và có quy trình xử lý sự cố. Với ngành như nhà hàng, nail, xây dựng, phần này đặc biệt quan trọng vì rủi ro cao hơn.

Ngoài ra, tùy hoạt động, bạn có thể cân nhắc public liability insurance (bảo hiểm trách nhiệm với bên thứ ba). Đây là lựa chọn kinh doanh, không phải nghĩa vụ bắt buộc chung, nên bạn tự đối chiếu với ngành của mình.

Giữ hồ sơ và cấp payslip

Fair Work quy định chủ phải cấp payslip cho nhân viên trong vòng một ngày làm việc kể từ khi trả lương, và phải giữ hồ sơ lao động và lương trong ít nhất 7 năm. Hồ sơ gồm thông tin về lương, giờ làm, nghỉ phép, super đã đóng (nguồn: fairwork.gov.au).

Giữ hồ sơ đầy đủ không chỉ để tuân thủ luật, mà còn bảo vệ chính bạn nếu có tranh chấp hoặc bị kiểm tra. Nhiều rắc rối của chủ nhỏ đến từ việc trả lương tiền mặt không ghi chép, không cấp payslip, không đóng super đúng.

Khi nhân viên là người nước ngoài

Nếu người bạn định thuê không phải công dân hay thường trú nhân Úc, bạn có thêm nghĩa vụ kiểm tra quyền lao động (work rights) theo điều kiện visa của họ. Thuê người không có quyền làm việc, hoặc để họ làm quá số giờ visa cho phép, có thể dẫn tới chế tài cho cả chủ và người lao động.

Bạn có thể kiểm tra quyền lao động qua hệ thống Visa Entitlement Verification Online (VEVO) của Bộ Nội vụ. Ví dụ, người giữ visa Work and Holiday có điều kiện làm việc riêng, đọc thêm ở bài visa Work and Holiday 462. Nếu bạn tính bảo lãnh lao động nước ngoài về lâu dài, đó là một hướng khác hẳn với nghĩa vụ và chi phí riêng, xem tổng quan ở lộ trình chủ lao động bảo lãnh ở Úc. Các thuật ngữ khó về thuế và lao động có thể tra ở bảng giải thích thuật ngữ.

Đây là vùng giao giữa luật lao động và luật di trú, nơi sai sót có hệ quả nặng. Với trường hợp cụ thể về quyền lao động hay bảo lãnh, hãy gặp Registered Migration Agent (RMA) cho trường hợp cụ thể thay vì tự suy đoán.

Tóm tắt nhanh

  • Trước khi thuê, xác định người đó là nhân viên hay nhà thầu. Có ABN không tự động biến họ thành nhà thầu; bản chất công việc mới quyết định.
  • Đăng ký PAYG withholding với ATO trước khi trả đồng lương đầu tiên.
  • Ngày đầu, thu thập TFN declaration, trao Fair Work Information Statement, và trao super choice form trong vòng 28 ngày.
  • Trả lương đúng award và National Minimum Wage, tuân thủ NES. Dùng công cụ P.A.C.T của Fair Work để tra mức đúng.
  • Giữ thuế PAYG trên mỗi kỳ lương và nộp lại cho ATO.
  • Đóng super guarantee ở mức 12% (từ 1/7/2025) qua SuperStream. Từ 1/7/2026 chuyển sang Payday Super, đóng theo mỗi kỳ lương.
  • Báo cáo qua Single Touch Payroll mỗi lần chạy lương.
  • Mua workers compensation insurance, bảo đảm an toàn lao động, cấp payslip và giữ hồ sơ tối thiểu 7 năm.
  • Nếu nhân viên là người nước ngoài, kiểm tra quyền lao động theo visa qua VEVO.

Thuê nhân viên đầu tiên là bước trưởng thành của một doanh nghiệp nhỏ, nhưng nó biến bạn thành người chịu trách nhiệm pháp lý với thuế, super và quyền lợi lao động. Các con số như tỷ lệ super, mức lương tối thiểu và mức trần thu nhập thay đổi theo năm, nên bạn tự đối chiếu thông tin ở trên với bản mới nhất tại ato.gov.au và fairwork.gov.au. Với trường hợp cụ thể liên quan visa, quyền lao động hoặc bảo lãnh, hãy gặp Registered Migration Agent (RMA) cho trường hợp cụ thể, và cân nhắc hỏi thêm kế toán hoặc tax agent có đăng ký cho phần thuế và super.

Thông tin trong nội dung này là tham khảo chung, không phải tư vấn pháp lý cá nhân. Mọi trường hợp di trú cụ thể nên được tư vấn bởi Registered Migration Agent (RMA) có MARA license hoặc luật sư di trú. Luật di trú Úc thay đổi liên tục, hãy kiểm tra Migration Act 1958 và Migration Regulations 1994 bản mới nhất tại legend.immi.gov.au hoặc danh sách RMA tại mara.gov.au.