Khi đã cầm visa trong tay và đặt xong vé, câu hỏi gần như ai sắp bay cũng gõ vào ô tìm kiếm là: giấy tờ mang theo khi sang Úc gồm những gì, và nhất là món nào phải cầm lên khoang chứ không được nhét vào vali ký gửi. Đằng sau câu hỏi đó là một nỗi lo rất thật, sợ để quên giấy tờ quan trọng trong vali thất lạc, sợ tới quầy nhập cảnh mà không xuất trình được thứ nhân viên yêu cầu, sợ bị giữ lại ở khu vực khai báo vì mang nhầm đồ.

Bài này gom toàn bộ giấy tờ cần cầm tay thành một danh sách xếp đúng thứ tự ưu tiên, giải thích vì sao từng món quan trọng và ai là người kiểm tra nó. Ba trụ cột không bao giờ được rời khỏi hành lý xách tay là hộ chiếu, thư cấp visa và CoE, nên phần đầu đi kỹ ba thứ này. Nguyên tắc xuyên suốt là hiểu vai trò của từng giấy tờ để tự soát cho hoàn cảnh riêng, thay vì học thuộc một danh sách cứng rồi tới nơi mới phát hiện thiếu.

Nếu bạn vẫn đang ở bước chọn hướng đi hoặc lo hồ sơ visa, xem trước trang visa du học 500 và bài chọn đường sang Úc để thấy chuyến bay này nằm ở đâu trong kế hoạch dài hơn.

Nguyên tắc nền: giấy tờ luôn ở hành lý xách tay

Trước khi liệt kê, hãy nắm một nguyên tắc duy nhất quyết định cách xếp: mọi giấy tờ nhận dạng và pháp lý phải nằm trong hành lý xách tay (carry-on) mang lên khoang, không bao giờ ký gửi. Lý do đơn giản. Nếu vali ký gửi thất lạc hoặc đến trễ vài ngày, quần áo có thể mua tạm, nhưng hộ chiếu và giấy nhập học thì không thể chờ. Bạn cần chúng ngay tại quầy nhập cảnh, tức là trước cả khi ra băng chuyền lấy vali.

Kèm theo bản gốc, hãy chuẩn bị sẵn một lớp phòng hờ: bản photocopy giấy tờ để riêng một túi khác, cộng bản scan hoặc ảnh chụp lưu trên điện thoại và tự gửi vào email của chính mình. Nếu mất bản gốc, bản sao số hoá này giúp bạn khai báo và xin cấp lại nhanh hơn nhiều.

Trụ cột 1: Hộ chiếu

Hộ chiếu là giấy tờ gốc mà mọi thứ khác gắn vào. Visa Úc ngày nay là visa điện tử, không dán tem vào hộ chiếu, nhưng nó được liên kết với đúng số hộ chiếu bạn đã khai trong hồ sơ. Nếu bạn đổi hộ chiếu sau khi được cấp visa mà chưa cập nhật số mới với Bộ Nội vụ, việc nhập cảnh có thể gặp trục trặc, vì hệ thống không tìm thấy visa gắn với cuốn hộ chiếu bạn đang cầm.

Về thời hạn, Cơ quan Biên phòng Úc (ABF) nêu nguyên tắc gốc: mọi hành khách đến và đi đều phải có hộ chiếu hoặc giấy tờ đi lại còn hiệu lực, và người không phải công dân Úc bắt buộc giữ visa còn hiệu lực khi nhập cảnh. Một điểm nhiều người Việt bỏ sót là quy tắc sáu tháng: một số hãng bay và một số nước quá cảnh yêu cầu hộ chiếu còn hạn ít nhất sáu tháng, kể cả khi bạn chỉ transit. Vì vậy khi tính hạn hộ chiếu, đừng chỉ nhìn ngày bay, hãy tính cả chặng nối chuyến. Người thường kiểm tra hạn hộ chiếu và quy định của hãng bay trước khi đặt vé, thay vì để sát ngày. Kiểm tra quy định giấy tờ đi lại mới nhất tại trang travel documents của ABF.

Trụ cột 2: Thư cấp visa (visa grant notification)

Khi visa được cấp, Bộ Nội vụ gửi cho bạn một thư điện tử gọi là visa grant notification. Đây là văn bản ghi số hồ sơ, loại visa, ngày cấp, ngày hết hạn và toàn bộ điều kiện visa (visa conditions) như quyền làm việc, ràng buộc về khoá học hay yêu cầu bảo hiểm. Dù visa là điện tử, việc in sẵn thư này và lưu một bản trong điện thoại giúp bạn xuất trình nhanh khi hãng bay hoặc nhân viên nhập cảnh hỏi, và giúp bạn tự đối chiếu điều kiện visa của chính mình bất cứ lúc nào.

Để kiểm tra lại chi tiết visa một cách chính thức, Bộ Nội vụ có hệ thống VEVO (Visa Entitlement Verification Online). VEVO cho phép chính chủ visa và các bên như chủ lao động, chủ nhà, trường học tra cứu điều kiện visa đang có hiệu lực. Home Affairs mô tả công cụ này như sau: “VEVO is not able to provide any details relating to visas that are not ‘in-effect’.” Nói cách khác, VEVO chỉ tra được visa đang hiệu lực, không tra hồ sơ còn đang xử lý. Khi hồ sơ chưa xong, nơi để theo dõi trạng thái là ImmiAccount, còn VEVO dùng sau khi visa đã cấp. Tra cứu điều kiện visa tại trang VEVO của Home Affairs.

Giữ thư cấp visa cẩn thận còn có ích lâu dài. Sau khi sang Úc, mỗi lần đi làm, thuê nhà hay mở dịch vụ, bạn có thể phải chứng minh tình trạng visa. Thư grant cộng với bản tra VEVO là bằng chứng chuẩn cho những việc đó.

Trụ cột 3: Confirmation of Enrolment (CoE)

Với người sang Úc theo diện du học, CoE (Confirmation of Enrolment) là giấy xác nhận bạn đã ghi danh và đóng phí cho một khoá học tại cơ sở có mã CRICOS. CoE là cơ sở để visa 500 được cấp, và cũng là giấy trường có thể đối chiếu khi bạn tới nhập học. Vì vậy nó thuộc nhóm bất ly thân, in ra một bản và lưu một bản số hoá.

Ngoài CoE, trường thường yêu cầu bạn mang theo bản gốc các giấy tờ học vấn đã dùng để xét tuyển: bằng cấp, bảng điểm, chứng chỉ tiếng Anh như IELTS, PTE hoặc tương đương. Study Australia lưu ý nên mang theo hồ sơ nhập học và giấy tờ liên quan tới việc học khi di chuyển. Chuẩn bị đủ bản gốc để đối chiếu tránh cho bạn cảnh phải xin gửi lại từ Việt Nam trong tuần đầu. Xem thêm lộ trình du học lên PR ở Úc để hiểu vì sao giữ đủ hồ sơ học vấn quan trọng cho các bước visa về sau. Kiểm tra hướng dẫn chuẩn bị di chuyển tại trang Study Australia.

Giấy tờ tài chính và bảo hiểm

Nhóm thứ tư cần cầm tay là bằng chứng về tiền và bảo hiểm. Với du học sinh, đó là bằng chứng bảo hiểm y tế sinh viên OSHC (Overseas Student Health Cover) còn hiệu lực, vì duy trì OSHC là một điều kiện gắn với visa 500. In sẵn thẻ hoặc thư xác nhận OSHC để dùng khi cần khám chữa bệnh trong những ngày đầu, khi bạn chưa quen hệ thống y tế địa phương.

Về tiền mặt, đây là chỗ dễ vướng nếu không nắm luật. Úc không giới hạn số tiền mặt bạn được mang vào, nhưng nếu mang từ một ngưỡng nhất định trở lên thì phải khai báo. Cơ quan Biên phòng Úc quy định phải khai báo khi mang tiền tệ trị giá từ 10.000 AUD trở lên (hoặc ngoại tệ tương đương) khi nhập cảnh [gov.au: https://www.abf.gov.au/entering-and-leaving-australia/crossing-the-border/at-the-border]. Con số ngưỡng và cách quy đổi có thể thay đổi, hãy kiểm tra số mới nhất tại trang ABF trước khi bay. Điểm cần nhớ: khai báo tiền không phải là bị phạt, không khai mới là vấn đề. Người thường mang một khoản tiền mặt vừa đủ cho tuần đầu, phần lớn để chuyển khoản qua ngân hàng, và tự đối chiếu ngưỡng khai báo với số tiền mình mang.

Giấy tờ tuỳ diện: gia đình, tay nghề, lao động

Ngoài ba trụ cột chung, mỗi diện visa có thêm giấy tờ riêng nên cầm tay:

  • Đi cùng vợ hoặc chồng và con: giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh của con, bản dịch công chứng sang tiếng Anh. Nếu đi diện bạn đời, hồ sơ chứng minh quan hệ cũng nên có bản in gọn để xuất trình khi cần.
  • Diện tay nghề: thư kết quả thẩm định tay nghề (skills assessment), bằng cấp và bảng điểm chuyên ngành bản gốc, vì đây là hồ sơ bạn có thể phải đối chiếu khi xin việc hoặc đăng ký hành nghề.
  • Diện lao động bảo lãnh: thư mời làm việc, hợp đồng lao động và thông tin liên hệ của nhà tuyển dụng bảo lãnh.

Danh sách này không cố gắng liệt kê đủ mọi trường hợp, vì mỗi diện visa có yêu cầu khác nhau và luật thay đổi liên tục. Để đối chiếu chính xác giấy tờ gắn với loại visa cụ thể của mình, hãy đọc điều kiện ghi ngay trong thư cấp visa, và với trường hợp cụ thể thì gặp Registered Migration Agent (RMA) có MARA license. Nếu gặp thuật ngữ lạ trong hồ sơ, trang từ điển di trú giải nghĩa các từ hay gặp.

Khai báo ở sân bay: hải quan và an toàn sinh học

Cầm đủ giấy tờ mới là một nửa. Nửa còn lại, cũng là chỗ người mới hay bị giữ lại lâu nhất, là khâu khai báo hải quan và an toàn sinh học khi máy bay hạ cánh.

Mọi hành khách nhập cảnh phải điền Incoming Passenger Card (IPC), tờ khai được phát trên máy bay trước khi hạ cánh hoặc lấy tại sảnh đến. Trên tờ khai này bạn xác nhận tình trạng nhập cư, sức khoẻ, tiền lệ và quan trọng nhất là các mặt hàng phải khai cho hải quan và kiểm dịch. Cơ quan Biên phòng mô tả nghĩa vụ này rõ ràng: “You must declare certain goods for customs and biosecurity inspection on your entry into Australia.” Nhóm hàng thường phải khai gồm thực phẩm, sản phẩm từ động vật và thực vật, hạt giống, đất, thuốc men và tiền mặt từ ngưỡng nêu trên.

Úc nổi tiếng nghiêm ngặt về an toàn sinh học vì muốn bảo vệ nông nghiệp và hệ sinh thái khỏi sâu bệnh ngoại lai. Bộ Nông nghiệp và các cơ quan liên quan nhấn mạnh nguyên tắc an toàn: nếu không chắc một món có phải khai hay không, cứ khai, vì khai một món được phép thì không sao, còn không khai một món bị cấm mới dẫn tới bị tịch thu và phạt. Đây là lý do nên để riêng và khai rõ mọi thực phẩm, thuốc men mang theo, kể cả thuốc kê đơn nên đi kèm toa thuốc hoặc thư bác sĩ bản tiếng Anh. Kiểm tra danh mục hàng phải khai và hàng cấm mới nhất tại trang du lịch tới Úc của Bộ Nông nghiệp và trang Incoming Passenger Card của ABF.

Một lưu ý về thời điểm: nhiều hồ sơ ràng buộc mốc nhập cảnh lần đầu (initial entry date) ghi trong thư cấp visa. Đây là hạn chót bạn phải đặt chân tới Úc lần đầu để visa có hiệu lực. Tự đối chiếu mốc này trong thư grant của mình khi lên lịch bay.

Giấy tờ cho tuần đầu định cư

Sau khi qua cửa nhập cảnh, một số giấy tờ chuyển vai trò từ hồ sơ nhập cảnh sang hồ sơ ổn định cuộc sống. Vài thủ tục đầu tiên gần như ai cũng làm trong tuần đầu, và mỗi thủ tục cần đúng bộ giấy tờ bạn vừa mang theo:

  • Xin mã số thuế TFN (Tax File Number): làm online miễn phí qua ATO sau khi đến Úc, dùng thông tin hộ chiếu và visa. Chi tiết ở bài xin TFN cho người mới sang.
  • Đăng ký Medicare nếu thuộc diện đủ điều kiện (một số visa và một số nước có thoả thuận y tế mới được), cần hộ chiếu và visa. Xem bài đăng ký Medicare.
  • Mở tài khoản ngân hàng: ngân hàng Úc dùng hệ thống nhận dạng 100 điểm, trong đó hộ chiếu là giấy tờ điểm cao nhất. Chi tiết ở bài mở tài khoản ngân hàng Úc.

Ba việc này nối tiếp nhau: có TFN thì lãi ngân hàng và lương không bị khấu trừ thuế ở mức cao, có tài khoản ngân hàng thì nhận lương và chuyển tiền thuận tiện. Bức tranh tổng thể của những tuần đầu nằm trong cẩm nang định cư khi sống ở Úc.

Checklist tóm tắt để in ra

Gom lại thành một danh sách để bạn tự soát trước khi ra sân bay, tất cả để trong hành lý xách tay:

  • Hộ chiếu còn hạn, đủ trang trống, đúng số đã khai trong hồ sơ visa.
  • Thư cấp visa (visa grant notification) in sẵn, kèm bản lưu trong điện thoại.
  • CoE và hồ sơ học vấn bản gốc (với diện du học).
  • Bằng chứng OSHC hoặc bảo hiểm y tế còn hiệu lực.
  • Giấy tờ tuỳ diện: kết hôn, khai sinh, skills assessment, thư mời làm việc, bản dịch công chứng.
  • Một khoản tiền mặt vừa đủ, nắm rõ ngưỡng phải khai báo.
  • Bản photocopy toàn bộ giấy tờ để riêng một túi, cộng bản scan gửi vào email của chính mình.
  • Toa thuốc hoặc thư bác sĩ tiếng Anh nếu mang thuốc.

Con số cụ thể như phí, ngưỡng khai báo tiền hay chi phí bảo hiểm đều có thể thay đổi theo thời gian, nên trước ngày bay hãy kiểm tra lại tại trang gov.au tương ứng thay vì dựa vào một con số cố định đọc được từ trước.

Thông tin trong nội dung này là tham khảo chung, không phải tư vấn pháp lý cá nhân. Mọi trường hợp di trú cụ thể nên được tư vấn bởi Registered Migration Agent (RMA) có MARA license hoặc luật sư di trú. Luật di trú Úc thay đổi liên tục, hãy kiểm tra Migration Act 1958 và Migration Regulations 1994 bản mới nhất tại legend.immi.gov.au hoặc danh sách RMA tại mara.gov.au.